Per capire come recuperare produttività per portare avanti il/i nostro/i progetto/i, è fondamentale fare prima una verifica:

come stiamo impiegando il nostro tempo durante l’arco della giornata?

Molto spesso, infatti, dietro ad una scarsa produttività e un’incapacità nel portare avanti le azioni necessarie per progredire nei nostri progetti/obiettivi, si nasconde una “mala gestione” del proprio tempo, che non ci consente di stabilire quali siano le vere priorità.

Come, di fatto, occupiamo il tempo durante l’arco della giornata? Un’analisi di questo genere potrebbe sembrarci inizialmente banale, poiché ognuno di noi ha sicuramente un’idea (o almeno una sensazione) su come impiega il proprio tempo, in quali attività e con quali tempistiche.

In realtà, un conto è avere un’idea e un conto è fare un’analisi oggettiva dell’effettivo investimento della nostra risorsa tempo.

In questo articolo ti proporrò uno strumento che ti consentirà di analizzare le tue attività nei vari ambiti che compongono la tua vita (tempo lavorativo, tempo familiare, tempo sociale, tempo libero etc.etc.) seguendo una semplice ma efficace metodologia.

Vediamo insieme come fare e cosa fare!

Prima di tutto iniziamo ponendoci una semplice domanda e scegliamo di prendere come esempio il “tempo lavorativo” (tenendo a mente che questo esercizio può essere messo in pratica anche con le altre dimensioni significative della nostra vita):

  1. Come sto distribuendo il mio tempo dedicato all’attività lavorativa durante la giornata?

A tal proposito, per rispondere con oggettività e puntualità a questa domanda, può venirci in soccorso uno strumento che ci consentirà di analizzare la quantità di tempo impiegata per ogni attività di cui è composto il mio “tempo professionale”.

Se poi sono bravo e voglio fare un passo in più, posso anche tradurre queste tempistiche in percentuali, in modo da avere una stima effettiva della quantità di tempo impiegata per ogni attività (e fare quindi le relative valutazioni e considerazioni).

  • ESERCIZIO DI ANALISI SULL’IMPIEGO DEL TEMPO LAVORATIVO (replicabile anche con altre dimensioni significative della propria vita)
TIPO DI ATTIVITA’ LAVORATIVA TEMPO IMPIEGATO PERCENTUALE  %
Riunioni
Appuntamenti con i clienti/pazienti
Colloquio con il superiore
Colloquio con i colleghi/collaboratori
Lavoro di routine
Interruzioni contingenti
Interruzioni volontarie
Controllo/gestione della mail
Smartphone (telefonate di lavoro e utilizzo di social e app)
……………………………

Naturalmente ognuno dovrà inserire nella tabella la lista delle attività che compongono il proprio lavoro. E’ possibile inoltre prendere come segmento di analisi, sia una giornata tipica, ma anche un tempo più significativo, come ad esempio una settimana lavorativa (in considerazione del fatto che alcune delle attività possono non essere quotidiane, ma su base settimanale).

Un discorso a parte meritano le “interruzioni”, che generalmente fanno parte di ogni attività lavorativa. Le “interruzioni volontarie” sono quelle stabilite da noi (magari per ritagliarci un momento di lecita pausa o perché veniamo distratti dal telefonino). Le “interruzioni contingenti”, al contrario, sono interruzioni non programmate e che di solito non fanno parte delle propria routine di lavoro: sono, in altre parole, i cosiddetti imprevisti a cui, nostro malgrado, dobbiamo far fronte in un modo o nell’altro. 

Realizzare un’analisi di questo tipo, potrebbe farci saltare agli occhi delle anomalie abbastanza evidenti e indurci a prendere atto del tempo, magari eccessivo, che viene sprecato dietro ad attività non necessarie (ad esempio, potremmo renderci conto di ricevere molte interruzioni da parte dei colleghi o di trascorrere molto tempo tra mail e smartphone). Potremmo inoltre rilevare, che questa gestione del tempo non ci permette di dedicarne abbastanza alle attività per noi più importanti, come ad esempio gli appuntamenti con i nostri clienti/pazienti.

Insomma, potremmo rimanere davvero stupiti dagli esiti di questa semplice ma efficace analisi delle attività, rappresentando un’ottima base di partenza per iniziare ad apportare degli interventi correttivi finalizzati ad una migliore gestione della nostra risorsa tempo.